Gedragscode uitgebreid
- 1. Waarom hebben we een Gedragscode?
- 2. Verantwoordelijkheid voelen
- 3. Samen zijn we Louwman: Mensen staan voorop in alles wat we doen: klanten, medewerkers en de samenleving
- 4. Onze werkplek
- 5. Gedreven door de klant handelen wij altijd integer
- 6. Samen zijn we verantwoordelijk voor de risicobeheersing van onze communicatie en informatie
- 7. Wat gebeurt er als ik de Gedragscode overtreed?
1. Waarom hebben we een Gedragscode?
Deze Gedragscode hebben we, omdat we duidelijkheid willen geven over hoe we binnen Louwman Group met elkaar en met externen omgaan en hoe externen met ons omgaan.
Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
- In alles wat we doen herkennen we onze missie en kernwaarden, onze Gedragscode, ons beleid en de wet- en regelgeving.
- Wij worden beoordeeld op onze daden en we willen het elke dag beter doen. Daarom dit verzoek: volg de normen en procedures die van toepassing zijn op de organisatie.
- Is de juiste handelswijze niet duidelijk, stel dan vragen.
- Meld het wanneer je ziet of vermoedt dat iemand zich niet aan de Gedragscode houdt.
1.1. Waar staat Louwman Group voor? Onze missie en kernwaarden
Onze missie
Passie om mensen te bewegen.
- Passie Wij zijn gedreven en genieten van de loyaliteit die klanten ons geven. Daar doen we alles voor.
- Mensen Mensen staan voorop in alles wat we doen: klanten, medewerkers en de samenleving.
- Bewegen Mobiliteit betekent meer dan een auto, motor of rolstoel. Het is ook emotie, bereikbaarheid en vrijheid.
Onze kernwaarden
Als familiebedrijf staan we voor vijf kernwaarden die richting geven aan onze keuzes, ons verbinden en ons dagelijks gedrag bepalen.
- Gedreven door de klant: We stellen onze klant voorop; we begrijpen hoe belangrijk mobiliteit is in het leven van mensen en gaan tot het uiterste voor de beste oplossing.
- Blijven verbeteren: Er is altijd ruimte voor verbetering. Vanuit passie en vakmanschap zorgen we voor slimme oplossingen en soepele processen. We stimuleren persoonlijke en professionele ontwikkeling.
- Verantwoordelijkheid voelen: We staan voor wat we doen. We nemen initiatief en en werken zorgvuldig. We komen afspraken na en boeken resultaat. Voor klanten, voor partners en ook maatschappelijk nemen we onze verantwoordelijkheid.
- Lef om te doen: We maken keuzes en tonen ondernemerschap. We durven ons kwetsbaar op te stellen en een afwijkende mening te geven. We werken aan innovatieve mobiliteitsoplossingen die het verschil maken in het leven van de klant.
- Samen zijn we Louwman: We geloven in de kracht van teamwork en duurzame relaties. We zijn een familie van zelfstandige bedrijven die zich nauw met elkaar verbonden voelen. We maken plezier en zijn trots op wat we bereiken: met elkaar, met onze partners en voor onze klanten.
1.2. Voor wie is onze Gedragscode bestemd?
Onze Gedragscode geldt voor:
- Collega’s in dienst bij Louwman Group, leidinggevenden en directies binnen Louwman Group, medewerkers die ingehuurd zijn en leveranciers en partners.
- Derden die namens ons werken. Ook van hen verwachten we dat ze zich houden aan de normen in onze Gedragscode.
2. Verantwoordelijkheid voelen
Louwman Group heeft een goede naam en reputatie. Dit heeft alles te maken met het vertrouwen dat wij geven aan en dat wij krijgen van onze klanten en opdrachtgevers. We staan voor wat we doen. En we doen wat we beloven. Onze klanten beoordelen ons op onze acties en daden. Dus zolang we onze kernwaarden naleven, dragen we bij aan onze missie. We komen onze afspraken na en willen resultaat boeken: voor onze klanten en onze partners, voor onszelf en voor de maatschappij.
Welke functie of rol jij ook hebt, we verwachten dat je onze Gedragscode actief naleeft. Dat is een kwestie van verantwoordelijkheid voelen én nemen. Dus we nemen initiatief en pakken problemen daadkrachtig aan. We durven te kiezen en tonen lef.
2.1. Jouw verantwoordelijkheden
Deze Gedragscode is er voor jou, als leidraad voor gepast gedrag. Zorg dat je hem begrijpt én toepast bij je werkzaamheden. Dan draag je bij aan onze goede reputatie en aan een fijne werkplek en cultuur waar iedereen zich thuis voelt. Dan kun je rekenen op onze steun, omdat je het juiste doet en integer werkt.
We gaan binnen Louwman Group doelmatig, verantwoordelijk en integer om met elkaar en met al onze bedrijfs- en communicatiemiddelen en social media. Zo zorgen we voor een goede werksfeer en beschermen we onze bedrijfsgegevens, systemen en netwerken. We voeden zo ook onze goede naam.
Jij houdt de reputatie van Louwman Group hoog.
Gebruik je logische verstand:
Eigenlijk gaat deze Gedragscode vooral om doen wat juist is en met de juiste bedoeling. Dan is nadenken voordat je handelt, vaak al voldoende: ‘wat hoort bij mijn functie of rol?’; ‘ben ik bevoegd deze afspraken te maken, of deze overeenkomst te ondertekenen namens mijn bedrijf?’; ‘wat hoort bij ons als bedrijf?’; ‘hoe zou ik zelf behandeld willen worden?’; ‘breng ik mezelf of Louwman Group in verlegenheid?’
Bij twijfel:
Als je twijfelt, stel jezelf eerst deze vraag: ‘is dat wat ik (of de ander) doe(t) verstandig, ethisch en wettelijk correct?’ Vraag ook advies aan je leidinggevende, collega of contactpersoon.
Wat kun jij doen?
- Samen houden wij ons aan deze Gedragscode.
- Vraag om advies als je twijfelt.
- Spreek iemand aan als hij/zij handelt in strijd met onze Gedragscode.
- Houd vast aan onze kernwaarden, beleid en wet- en regelgeving.
- Wees niet bang om je visie of mening over een kwestie te laten horen en spreek anderen daar ook op aan.
- Wees transparant. Wees altijd helder en zuiver. Pas geen zaken aan.
- Zie je iemand gedrag vertonen dat in strijd is met onze Gedragscode of wet- en regelgeving? Meld dit aan de Group Compliance Officer via meldpunt@louwmangroup.nl.
3. Samen zijn we Louwman: Mensen staan voorop in alles wat we doen: klanten, collega’s en de samenleving
3.1. Hoe gaan we met elkaar om?
Wij vinden het belangrijk dat al onze collega’s en partners zich professioneel, respectvol, vriendelijk en beleefd gedragen naar elkaar, onze klanten en onze partners, ongeacht etnische of nationale herkomst, godsdienstige overtuiging, geslacht, seksuele voorkeur of handicap.
Dit gedeelte van onze Gedragscode geeft een overzicht van de normen voor goed gedrag dat wij van jou verwachten.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Behandel collega’s, klanten en onze partners met respect.
- Gedraag je zo dat anderen zich op hun gemak voelen.
- Besef je dat het niet jouw intenties, maar het effect dat jouw handelen op anderen heeft bepaalt of iets als pesterij of (seksuele) intimidatie beschouwd wordt.
- Verspreid of toon geen aanstootgevend of respectloos materiaal.
- Maak geen ongewenste opmerkingen, grappen, gebaren of lichamelijk contact.
- Spreek iemand erop aan als je zijn of haar gedrag vijandig, intimiderend, vernederend of respectloos vindt, ook als het niet richting jou maar richting een collega, klant of onze partner is.
Wij vinden ongewenst gedrag niet acceptabel en tolereren dit niet.
Onder ongewenst gedrag wordt verstaan: discriminatie, (seksuele) intimidatie, pesten, (fysiek en verbaal) geweld en andere vormen van (verbale) agressie. Feedback, kritiek en kritische opmerkingen worden altijd op een passende en respectvolle wijze verwoord.
Iedere vorm van ongewenst gedrag vinden wij onaanvaardbaar en kan leiden tot beëindiging van het dienstverband of de relatie. In specifieke gevallen hanteren wij een zero tolerance* beleid.
Wat verstaan wij onder pesten?
Onder pesten wordt onder andere verstaan: het systematisch uitoefenen van psychisch, verbaal, visueel, fysieke intimidatie of geweld door één persoon of een groep personen tegen meestal één ander die niet (meer) in staat is zichzelf te verdedigen. Binnen Louwman Group tolereren wij pesten niet. Als iemand iets als pesten ervaart, gaan we altijd eerst in gesprek met alle betrokkenen. In specifieke gevallen geldt een zero tolerance* beleid: als er sprake is van kwaadaardige geruchten, leugens en valse beschuldigingen, fysieke aanvallen of bedreigen met geweld of pesten, zeker als die intimiderend overkomen of discriminerend zijn.
Wat verstaan wij onder (seksuele) intimidatie?
Intimidatie omvat gedrag dat het doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast en dat er een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Onder seksuele intimidatie wordt onder andere verstaan: alle opmerkingen en gedragingen met een seksuele lading die als ongewenst, intimiderend of vernederend worden ervaren (zoals ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal/non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard). Het is moeilijk om intimiderend gedrag te definiëren omdat dit voor iedereen anders ligt. Het gaat er om of je de aanrakingen, opmerkingen en/of seksueel getinte aandacht vervelend vindt; wat de één niet als probleem ervaart, kan voor een ander zeer vervelend zijn. Als iemand iets als intimidatie ervaart, gaan we altijd eerst in gesprek met alle betrokkenen. In alle gevallen geldt bij ons een zero-tolerance beleid bij (seksuele) intimidatie. Wij willen namelijk voor iedereen een prettige en veilige werkomgeving.
Wat verstaan wij onder (fysiek en verbaal) geweld?
Onder (fysiek en verbaal) geweld vallen vier vormen van agressie en geweld:
- verbaal (schelden, treiteren, beledigen)
- non-verbaal (tegen iemand aandrukken, vasthouden)
- psychisch (lastig vallen, onder druk zetten, bedreigen, irriteren)
- fysiek (schoppen, slaan, bijten, vastgrijpen, klemzetten).
Ongeacht waar: bijvoorbeeld een van onze werklocaties (inclusief buitenterreinen en parkeerplaatsen) of een locatie van een partner of klant. In alle gevallen geldt bij ons een zero-tolerance* beleid bij agressie en geweld.
Dit verstaan wij onder discriminatie:
Discriminatie is iemand ongelijk behandelen, achterstellen of uitsluiten op basis van een persoonlijk kenmerk. Denk aan geslacht of genderidentiteit, ras, huidskleur, etniciteit of nationaliteit, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid handicap of leeftijd.
Ervaart iemand iets als discriminatie, dan praten we natuurlijk eerst met alle betrokkenen. Bij aantoonbaar grove vormen van discriminatie geldt bij ons een zero-tolerance* beleid.
*Zero Tolerance Zero tolerance beleid betekent dat indien iemand aantoonbaar onze Gedragscode overtreedt, direct passende maatregelen zullen worden genomen, zoals het beëindigen van de (werk)relatie.
3.2. Samen zijn we Louwman: Diversiteit en betrokkenheid
Bij ons krijgt iedereen de kans het beste uit zichzelf te halen en bij te dragen aan het succes van Louwman Group. We respecteren diversiteit in achtergrond, verschillen, talenten en professionele en persoonlijke kwaliteiten. Bewust ontwikkelen en behouden we een personeelsbestand dat even divers is als de markten die we bedienen. Bewust zorgen we voor een werkomgeving met gelijkheid en kansen voor iedereen en waarin iedereen meetelt. We respecteren diversiteit, niet alleen in elkaar, maar ook in onze klanten, partners en leveranciers; kortom in iedereen met wie we contact hebben.
Breng feedback, kritiek en kritische opmerkingen altijd passend en respectvol. Wees je bewust van culturele gevoeligheden, want wat binnen de ene cultuur acceptabel is, is dat niet persé in een andere cultuur. Oog hebben voor deze verschillen vinden we belangrijk binnen Louwman Group.
Diversiteit kun je hierin herkennen: persoonlijkheid, uiterlijk, levenswijze, denkwijze, werkervaring, nationaliteit, ras, huidskleur, godsdienst, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicaps of andere verschillen.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Toon begrip voor de diversiteit van onze collega’s, klanten en partners.
- Toon respect voor de diversiteit van ieders talenten, mogelijkheden en ervaring.
- Waardeer de inbreng van anderen.
- Draag bij aan een cultuur van vertrouwen, openheid en eerlijkheid.
- Behandel je collega’s, klanten en onze partners met respect.
- Neem enkel op basis van verdiensten, kwalificaties, prestaties en zakelijke overwegingen besluiten ten aanzien van medewerkers of de samenwerking met anderen. Denk aan besluiten over indienstneming, beëindiging, beoordeling, disciplinaire maatregelen, compensatie, promotie, training en ontwikkeling.
Louwman Group vindt het belangrijk om bij te dragen aan het verkleinen van de afstand die mensen tot de arbeidsmarkt hebben. Wij willen structureel werk maken van Social Return en dit in onze organisatie inbedden.
4. Onze werkplek
4.1. Schone werkplek
We zorgen ervoor dat onze werkplek er representatief uitziet en netjes en opgeruimd wordt achtergelaten. Als het niet nodig is om apparatuur continu aan te laten, dan zet je deze uit. Dit geldt voor de werkplaats, het magazijn, kantoor en buitenterrein.
4.2. Bedrijfsmiddelen en -eigendommen
Bij Louwman Group gebruiken we onze bedrijfsmiddelen en -eigendommen correct en efficiënt. Deze middelen en eigendommen zijn niet alleen fysiek, zoals gebouwen, voorraden, uitrusting, apparatuur, (reserve)onderdelen en voertuigen. Ze zijn ook niet-fysiek, zoals bedrijfsfondsen, immateriële activa, bedrijfstijd, vertrouwelijke informatie, intellectueel eigendom en informatiesystemen. Gebruik bedrijfsmiddelen en -eigendommen enkel voor legitieme zakelijke doeleinden en bescherm ze tegen diefstal, verlies, schade of misbruik. Ook als het eigendommen van onze klanten en leveranciers zijn.
Jouw verantwoordelijkheid:
- Voorkom persoonlijk verspilling, verlies, beschadiging, onterecht gebruik, fraude, diefstal, verduistering, schending en andere vormen van misbruik. Neem daar alle redelijke maatregelen voor, want ook jij bent persoonlijk verantwoordelijk voor het beschermen en passend gebruiken van onze eigendommen.
- Wees alert op verlies, misbruik en het gevaar van diefstal van de bedrijfseigendommen die aan jou zijn toevertrouwd.
- Zorg goed voor gemeenschappelijke Louwman-eigendommen, zoals een kopieerapparaat of een gebouw. Grijp in of meld het als iemand deze eigendommen in gevaar brengt of onjuist gebruikt.
- Zorg dat documenten op de juiste wijze worden verborgen, gewijzigd of vernietigd.
- Meld schade of vermissing direct aan je contactpersoon. Doe indien nodig ook persoonlijk aangifte bij de politie.
- Gebruik geen middelen en neem geen bedrijfseigendommen mee zonder toestemming.
- Gebruik IT- en elektronische communicatiemiddelen (zoals laptop, telefoon of een ander mobiel apparaat), software en alle gegevens die we ermee verwerken altijd in lijn met deze Gedragscode.
- Als jij apparatuur gebruikt van Louwman Group, ben je verantwoordelijk voor de beveiliging van gegevens en het uitvoeren van beveiligingsupdates.
- Gebruik en kies wachtwoorden en andere beveiligingshulpmiddelen zorgvuldig. Deel je inloggegevens niet met anderen.
- Verplaats apparatuur, die vast op de werkplek staat aangesloten, alleen met toestemming van Louwman ICT Services. Beschikbaar gestelde, maar niet meer gebruikte (communicatie)apparatuur lever je in bij Louwman ICT Services.
- Verricht, met behulp van onze IT- of communicatiemiddelen, geen (zakelijke) activiteiten voor persoonlijke doeleinden. Ook ondersteun je er anderen niet mee, bij hun persoonlijke activiteiten.
4.3. Alcohol, drugs en middelengebruik
Werk je voor Louwman Group onder invloed van drugs, alcohol of andere (verdovende) middelen die je werkprestatie of reactievermogen kunnen verminderen, dan vorm je een onaanvaardbaar risico voor jezelf en anderen. Daarom is het gebruik hiervan streng verboden, tijdens het uitvoeren van werkzaamheden/werktijd en daarbuiten als het gebruik van invloed is op je werk. Verder is het verboden om binnen de kantoorpanden en op de terreinen van Louwman Group drugs, alcohol of andere (verdovende) middelen te hebben en/of te verhandelen, verkopen, door te geven of te distribueren. Samen zijn we bij Louwman Group immers verantwoordelijk voor een veilige werkplek en veilig werken. Alcohol, drugs- en/of (verdovende) middelen gebruik die schadelijk zijn voor de uitvoering van werkzaamheden of de reputatie van Louwman Group kán leiden tot nemen van passende maatregelen, zoals het beëindigen van de (werk)relatie.
4.4. Roken
‘Verboden te roken’ geldt in en rond alle panden van Louwman Group en geldt ook voor de elektronische sigaret. Er mag alleen gerookt worden waar dit uitdrukkelijk is aangegeven. Rook in principe in je pauzes en na werktijd. Gooi sigaretten en andere rokersartikelen niet op de grond, maar in de daarvoor bestemde afvalbak.
4.5. We voelen ons verantwoordelijk voor veilig werken en verminderen onze milieubelasting (VGM)
Veilig op het werk! Gezond weer thuis.
Bij Louwman Group beschermen we elkaars gezondheid en veiligheid actief: van medewerkers, klanten, partners en de maatschappij. Dit doen we om een veilige, gezonde en duurzame werkomgeving te creëren: in onze gebouwen, bij onze klanten of partners en op de weg. We nemen dit zo serieus, dat onveilig gedrag of milieuovertredingen sancties kunnen opleveren.
Jouw verantwoordelijkheid ofwel, wat moet je doen?
- Veiligheid is ieders verantwoordelijkheid. Sta erop dat het werk veilig uitgevoerd wordt, ongeacht wat jouw werk is.
- Houd je aan de wet, normen en procedures en volg de veiligheids- en milieuvoorschriften op, of het nu in onze gebouwen, bij onze klanten of op de weg is.
- Werk altijd met de voorgeschreven (persoonlijke) beschermingsmiddelen en met gekeurd gereedschap/machines.
- Grijp direct in bij onveilige of milieubedreigende situaties die afwijken van de veiligheidsnormen.
- Moet jij of iemand anders een taak uitvoeren waarvan je meent dat die onveilig is of dat die persoon daarvoor niet voldoende is opgeleid of geïnstrueerd, meld dit dan bij je contactpersoon.
- Zorg dat je bekend bent met de geldende noodprocedures.
Duurzame bedrijfsvoering en lagere milieubelasting
We voorkómen schade aan spullen en milieu en we beperken steeds meer onze milieubelasting. Zo mogelijk hergebruiken we onze goederen en we werken aan de verlenging van de levensduur.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Ga zorgvuldig om met energie en grondstoffen.
- Werk mee aan hergebruik van materialen, zoals oud papier, alle metalen en legeringen, accu’s, rubber of hulpmiddelen die we kunnen hergebruiken.
- Verzamel reststoffen en afval in de bakken of containers die daarvoor bedoeld zijn.
- Zorg voor een gescheiden afvoer van afvalstoffen. NB: Het is niet toegestaan om afvalstromen of goederen die bestemd zijn voor recycling of hergebruik mee te nemen.
- Voorkóm bodemverontreiniging.
5. Gedreven door de klant handelen wij altijd integer
Iedereen met wie we in contact komen behandelen we met eerlijkheid en integriteit. Integer handelen omvat alle aspecten van je werkzaamheden en taken. Integer handelen betekent ook dat jij bij verkooptransacties eerlijk en met inachtneming van wetten en regels handelt. Bovenal handel je in lijn met onze kernwaarden.
Wat kan jij doen?
- Doe geen persoonlijke betalingen, bied of vraag of accepteer geen persoonlijke geschenken of gunsten in ruil voor een gunstige(re) behandeling of om een zakelijk voordeel te behalen. Sta ook een ander niet toe dat namens jou te doen.
- Laat je zakelijke beslissingen niet beïnvloeden door – aangeboden of ontvangen – geschenken en entertainment. Geef anderen ook geen reden dit te vermoeden.
- Betaal geen smeergeld. Vraagt iemand om smeergeld of is dat betaald, meld dit dan direct bij de Group Compliance Officer.
- Doe je zaken met overheden en ambtenaren, blijf dan altijd professioneel en verleen nooit gunsten. Vraag bij twijfel om advies!
- Sluit je ogen niet voor een verdenking van omkoping of corruptie, want dit kan leiden tot aansprakelijkheidsstelling van jouw bedrijf en van jou persoonlijk. Kortom: meld corrupt gedrag.
5.1. Anti-omkoping en corruptie
Bij Louwman Group houden we onze reputatie hoog en versterken we haar actief. Eerlijk zaken doen staat voorop. Vandaar dat we nooit steekpenningen of smeergeld aannemen of betalen. Ook geruchten van omkoping en corruptie kunnen onze reputatie schaden. Dus iedere situatie die kan worden beschouwd als corrupt of omkoping, moeten we zien te voorkomen. Onder ‘corruptie’ verstaan we: het (proberen te) verkrijgen van een persoonlijk voordeel of bedrijfsvoordeel door middel van ongepaste of illegale middelen. Voorbeelden van corruptie zijn: omkoping, afpersing, chantage, smeergeld, verduistering, het geven van geschenken.
5.2. Geschenken en entertainment
Een geschenk of dienst mag nooit worden aangeboden of aangenomen als hierdoor een gevoel van verplichting kan ontstaan, of je professionele oordeel erdoor in gevaar komt of kan lijken te komen.
Vraag niet om geschenken in de vorm van maaltijden of entertainment en moedig dit ook niet aan bij iemand die zaken doet of wil doen met Louwman Group. Het aanbieden of aannemen van waardevolle geschenken of entertainment kan worden uitgelegd als een ongepaste poging de relatie te beïnvloeden.
Bij je beslissing of een bepaald geschenk gepast is, vraag je je af wat de waarde ervan is en of het openbaar maken van het geschenk jezelf, jouw werkgever – onze partner – of Louwman Group in verlegenheid zou brengen.
5.3. Belangenconflicten
Een belangenconflict kan ontstaan wanneer jij een persoonlijke relatie met, of een belang in, een andere onderneming hebt: die relatie kan je zakelijke beslissingen beïnvloeden of kan die indruk wekken bij anderen. Zie je een mogelijk, feitelijk of vermoedelijk belangenconflict, bespreek het dan met je contactpersoon. Een feitelijk, potentieel of vermoedelijk belangenconflict kan jouw reputatie, die van jouw werkgever – onze partner – en die van Louwman Group in gevaar brengen. Houd daarom afstand van feitelijke, potentiële of vermoedelijke belangenconflicten. Is dat belangenconflict er toch, bescherm jezelf dan tegen verdenking van wangedrag: wees transparant, breng je contactpersoon op de hoogte en vraag advies!
5.4. Anti-witwasmaatregelen
We spreken van geld witwassen wanneer personen of groepen (proberen te) verbergen dat hun fondsen of inkomsten het resultaat zijn van illegale zakelijke transacties waaronder terrorisme. Alle bedrijven lopen het risico zo te worden gebruikt! Bij Louwman Group zijn we hiervoor op onze hoede om onze reputatie te kunnen beschermen. Wij leven de wet na en verwachten dit ook van onze partners.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Voorkom dat Louwman Group wordt gebruikt bij het witwassen van geld, dus weet met wie je samenwerkt (klanten en leveranciers).
- Wees alert bij (grote) contante betalingen of ongewone betalingsverzoeken.
- Handel niet met (vermoedelijke) criminelen en blijf buiten transacties waarin de opbrengst van strafbare feiten een rol speelt.
- Meld het als je weet dat goederen zijn verworven via criminele activiteiten. Jij mag de herkomst of aard van, met criminele activiteiten verkregen, goederen niet verbergen.
- Vertrouw je de transactie of activiteiten niet, neem dan contact op met de Group Compliance Officer.
- Benader de Group Compliance Officer direct als je weet of vermoedt dat iemand betrokken is bij het witwassen van geld bij een transactie met Louwman Group. Om aan wettelijke eisen te voldoen, mag je de andere partij niet op de hoogte brengen van je vermoedens.
- Je mag geen relevante documenten vervalsen, verbergen, vernietigen of weggooien.
5.5. Mededinging
Mededingingswetgeving beschermt het vrije ondernemerschap en eerlijke concurrentie. We houden ons niet alleen aan deze uitgangspunten omdat het wetgeving is, maar ook omdat wij erin geloven.
We verwachten dat iedereen bijdraagt aan het bestrijden van illegale praktijken. Hieronder vallen:
- prijsafspraken met concurrenten;
- verdeling van markten;
- productiebeperking;
- aanbestedingsfraude;
- mededingingsbeperkende of monopolistische praktijken.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Wees alert en ga geen ongepaste gesprekken of overeenkomsten met concurrenten aan.
- Maak met concurrenten geen afspraken – ook geen informele afspraken – over prijzen of prijselementen. Denk aan kortingen, toeslagen of kredietvoorwaarden om productie(capaciteit) te verlagen of te stabiliseren, om bepaalde klanten, accounts of markten te verdelen. Bespreek dit soort zaken niet met je concurrenten. Begint de concurrent hier zelf over, kap het gesprek hierover dan direct af.
- Maak met anderen geen afspraken om klanten of dienstverleners/leveranciers te boycotten, tenzij dit gebeurt in verband met internationaal opgelegde overheidssancties.
- Beïnvloed geen biedingen of aanbestedingen.
- Probeer niet een minimum-, maximum- of doorverkoopprijs vast te stellen voor een onafhankelijke afnemer, distributeur of wederverkoper.
- Wissel zonder wettige reden geen concurrentiegevoelige informatie uit en voorkom dat je dergelijke informatie ontvangt
5.6. Naleving internationale handelswetgeving
Als bedrijf, dat ook buiten Nederland zaken doet, houden wij ons aan alle geldende nationale en internationale voorschriften voor de naleving van handelswetgeving.
Denk hierbij niet alleen aan voorschriften over de import, export en binnenlandse handel van goederen, technologie, software en diensten, maar ook aan internationale sancties en handelsbeperkende praktijken.
Leven we deze wetten niet na, dan kan dat leiden tot boetes, vertragingen, inbeslagname van goederen, en tot verlies van export- of importprivileges van Louwman Group. Bovendien kan het de reputatie van Louwman Group schaden. Het kan zelfs tot gevangenisstraf leiden.
Wees dus op de hoogte van de eisen en hoe deze eisen van toepassing zijn op je functie of rol. Zo draag je als medewerker of partner concreet bij aan de continuïteit van het (internationaal) zaken doen door Louwman Group.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Zorg dat de partij waarmee je zaken doet is vergeleken met huidige (internationale) sanctielijsten. Deze lijsten vind je op sanctionsmap.eu. We doen geen zaken met landen waarvoor een sanctie geldt voor de betreffende in te kopen of te verkopen producten.
- Zorg voor een juiste classificatie voor de douane en exportbeperkingen. Bewaar deze classificatie en maak deze kenbaar voor alle software en voor alle internationaal vervoerde goederen. Bij elk transport van goederen en software hoort duidelijkheid te zijn over herkomst en waarde.
- Houd je altijd aan de geldende wet- en regelgeving.
- Controleer of leveranciers voldoen aan de lokale en internationaal geldende wet- en regelgeving. Denk ook aan verdragen op het gebied van milieu, fundamentele mensenrechten, discriminatie, dwangarbeid en kinderarbeid.
- Voorkom dat (onder)aannemers, leveranciers en partners misbruik maken van de uitbesteding van werk bij de afdracht van loonheffingen, door alleen maar te werken met betrouwbare partijen, die het juiste loon aan hun medewerkers betalen en beschikken over de juiste vergunningen.
5.7. Intellectueel eigendom en handelsnamen
Als Louwman Group beschikken we over fantastische merken, ideeën en technologie. Dit heeft ons een mooie reputatie gegeven. Niet alleen die reputatie moeten wij beschermen, maar ook onze waardevolle familienaam, handelsnamen, merken, ideeën, technologie, knowhow, bedrijfsgeheimen en andere intellectuele eigendomsrechten. Voorkom misbruik van intellectuele eigendomsrechten die wij hebben of mogen voeren; ook als die rechten van derden zijn. Houd ideeën en concepten strikt geheim en meld eventuele schending van onze intellectuele eigendomsrechten direct, ook die van onze merken.
Bij Louwman Group respecteren we de intellectuele eigendomsrechten van anderen en voorkomen we schending daarvan. We voeren bijvoorbeeld niet de handelsnaam van iemand anders en maken geen producten van een ander na. En we gebruiken bijvoorbeeld alleen software waarvoor we een geldige licentie hebben. Wij verwachten dit ook van onze leveranciers en partners. Doen wij dit niet, dan schaadt dat mogelijk ook onze bedrijfsactiviteiten en onze reputatie.
De bescherming en het respecteren van intellectuele eigendomsrechten kan van invloed zijn op onze operationele activiteiten en op ons bestaansrecht. Wil iemand onze merken of onze familienaam gebruiken, overleg dit dan altijd eerst met je contactpersoon.
6. Samen zijn we verantwoordelijk voor de risicobeheersing van onze communicatie en informatie
6.1. Privacy
Bij Louwman Group respecteren we de privacy van medewerkers, klanten, leveranciers en onze partners. Persoonsgegevens beschermen we tegen oneigenlijke toegang of misbruik door passende, technische en organisatorische maatregelen te nemen. Wanneer we persoonsgegevens aan derden moeten overdragen, dan beveiligen we ze op de juiste wijze.
Wat zijn nu precies persoonsgegevens? Denk aan de naam en de contactgegevens van een persoon. Gegevens over ras of etnische afkomst, gezondheidsgegevens, seksuele geaardheid, crimineel gedrag of vakbondslidmaatschap zijn bijzondere persoonsgegevens. Hiervoor gelden strengere regels.
Wij mogen alleen persoonsgegevens voor legitieme doeleinden verwerken.
Kortom, persoonsgegevens moeten
- juist zijn
- relevant zijn voor het doel
- goed beschermd worden.
Houden we ons niet aan deze eisen, dan lopen we en onze partners het risico dat we personen schade toebrengen. Ook kunnen we of onze partners met een klacht of rechtszaak te maken krijgen of een (hoge) boete. Bovendien zetten we onze goede reputatie en die van onze partners op het spel.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Stel dat je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart of bekendmaakt? Bijvoorbeeld voor een nieuw IT-systeem, project of marketing-initiatief? Inventariseer dan eerst de privacy risico’s.
- Vraag jezelf altijd af: “zou ik zelf deze gegevens willen afstaan” voordat jij ze aan onze medewerkers of klanten vraagt.
- Besef dat je persoonsgegevens alleen mag verwerken voor specifieke, goed omschreven, legitieme doeleinden.
- Bij het verwerken of bekendmaken van persoonlijke informatie, stel je de betreffende personen altijd op de hoogte. In sommige gevallen moet je zelfs vooraf toestemming vragen.
- Zorg ervoor dat de persoonsgegevens, die in jouw bezit zijn, bijgewerkt zijn en kloppen.
- Meld een (vermoedelijk) data-lek en andere privacy incidenten direct na ontdekking bij je contactpersoon.
6.2. Communicatie, vertrouwelijke informatie en social media
Voor onze zakelijke besluiten en dagelijkse activiteiten wisselen we informatie uit. Wij moeten zorgen dat we deze informatie verantwoord creëren, gebruiken en beschermen, vooral bij persoonsgegevens, commercieel gevoelige informatie en intellectueel eigendom, van onszelf en van anderen. Bij vertrouwelijke informatie zijn we extra voorzichtig: deze mag enkel gebruikt worden voor bedrijfsdoeleinden en niet bekend worden gemaakt aan iemand buiten het bedrijf. Zelfs binnen het bedrijf mag vertrouwelijke informatie alleen toegankelijk zijn voor mensen die deze informatie echt nodig hebben voor hun werk. Denk bij vertrouwelijke informatie aan informatie over leveranciers, technieken, formules, bedrijfs- en marketingplannen, interne bedrijfscommunicatie en informatie over bestaande en toekomstige producten, financiële informatie, inkoopprijzen, prijsinformatie, een voorstel tot overname, joint venture of fusie, overheidsonderzoeken of belangrijke personeelswijzigingen.
Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?
- Onthul op social media platforms geen vertrouwelijke (bedrijfs)informatie. Praat en reageer respectvol, beleefd en professioneel over en richting (ex-)collega’s, (ex-)klanten, (ex-)zakelijke partners en concurrenten.
- Ben je niet gemachtigd om namens Louwman Group deel te nemen aan social media-netwerken of te reageren op (pers)berichten? Reageer dan nooit zelf. Verwijs dan naar de afdeling Corporate Communicatie van Louwman Group.
- Plaats op social media, die te linken zijn met (een bedrijf van) Louwman Group, geen inhoud die onjuist, beledigend, bedreigend, kwetsend, misleidend, lasterlijk, obsceen, smadelijk of discriminerend is. Plaats geen inhoud die op de een of andere manier verwerpelijk is of vertrouwelijke informatie bevat.
- Besef dat informatie op internet voor iedereen lange tijd zichtbaar blijft. Ook mail die je hebt gestuurd naar vrienden, familie of klanten kan op internet belanden.
Werk je voor of namens ons, dan ben je een visitekaartje van Louwman Group. Ook als je iets als privépersoon uit, dan kunnen mensen dit opvatten als een uiting uit naam van (een onderdeel van) Louwman Group. En dit kan onze reputatie schaden.
Vertrouwelijke informatie slaan we op een veilige plaats op, laten we niet achter waar anderen het kunnen zien, sturen we niet naar onbewaakte fax-apparaten of printers en bespreken we enkel waar ‘onbevoegden’ het niet kunnen horen.
7. Wat gebeurt er als ik de Gedragscode overtreed?
Het is jouw eigen verantwoordelijkheid om deze Gedragscode na te leven. Bij overtreding van de beschreven gedragsregels, gaan we uiteraard eerst met elkaar in gesprek. Een schending van de Gedragscode kan in bepaalde gevallen verregaande (juridische) gevolgen hebben. De te nemen maatregelen hangen af van de omstandigheden, maar er is bij overtreding in ieder geval een grond tot het beëindigen van de (werk)relatie met een leverancier of partner of met een individuele werknemer (van een leverancier of partner).
7.1. Speak up! Meldpunt en contactgegevens
Louwman Group heeft een speciaal meldpunt waar je (potentiële) overtredingen van de Gedragscode, ons beleid of de wet kan melden.
Dit meldpunt gebruik je als je je zorgen maakt over een bepaalde situatie die (mogelijk) in strijd is met onze Gedragscode, onze kernwaarden, ons beleid of de wet. Je kunt anoniem melden. Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld.
De Group Compliance Officer van Louwman Group is aangewezen als meldpunt en kan bereikt worden via meldpunt@louwmangroup.nl.
Wijzigingen in de Gedragscode
Aangezien zowel Louwman Group, als de markt en de wet- en regelgeving aan verandering onderhevig zijn, wordt ook de inhoud van deze Gedragscode van tijd tot tijd aangepast. Louwman Group behoudt het recht om deze Gedragscode eenzijdig aan te passen. Veranderingen worden gecommuniceerd aan alle medewerkers en leveranciers. In alle gevallen waarin deze Gedragscode niet voorziet, beslist de directie van Louwman Group